Ngày nay, trong ngành dịch vụ khách sạn, khái niệm “Duty Manager” ngày càng trở nên quen thuộc nhưng không phải ai cũng hiểu rõ Duty Manager là gì và vai trò của họ diễn ra như thế nào. Duty Manager, hay còn gọi là Quản lý trực ca, là người chịu trách nhiệm giám sát và điều hành các hoạt động của khách sạn trong suốt ca làm việc của mình. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá khái niệm Duty Manager, các công việc cụ thể của họ và những yêu cầu cần thiết để trở thành một Duty Manager xuất sắc.
Duty Manager là gì?
Duty Manager là một chức danh quản lý trong ngành khách sạn, người này đảm nhận vai trò điều hành các hoạt động của khách sạn trong ca làm việc của mình. Họ có trách nhiệm đảm bảo mọi công việc diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả, đồng thời tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Một Duty Manager không chỉ là người giám sát nhân viên mà còn là cầu nối giữa các phòng ban để đảm bảo sự phối hợp thông suốt trong quá trình phục vụ khách hàng.
Duty manager trong khách sạn
Công việc của một Duty Manager
Công việc của một Duty Manager rất đa dạng và phong phú. Dưới đây là những nhiệm vụ chính mà họ thường thực hiện trong suốt ca làm việc:
Chào đón khách VIP một cách lịch sự, nhã nhặn: Duty Manager là người đầu tiên gặp gỡ các khách VIP và chịu trách nhiệm tạo ấn tượng tốt đẹp với họ. Họ có thể lựa chọn cách chào đón tùy thuộc vào phong cách của khách sạn và yêu cầu từ khách hàng.
Giám sát công việc của bộ phận Tiếp tân: Duty Manager cần nắm rõ các thông tin liên quan đến quy trình check-in, check-out của khách hàng để đảm bảo không xảy ra sai sót trong quá trình phục vụ.
Kiểm tra công việc của nhân viên ca làm việc: Họ cần ghi chú lại những vấn đề phát sinh trong suốt ca làm việc và báo cáo lại với cấp trên để đưa ra biện pháp cải thiện.
Phối hợp với nhân viên an ninh: Duty Manager sẽ phối hợp với đội ngũ an ninh để xử lý kịp thời các sự cố có thể xảy ra và đảm bảo sự an toàn cho khách hàng trong khách sạn.
Kiểm tra định kỳ toàn bộ khách sạn: Họ sẽ thường xuyên kiểm tra các khu vực trong khách sạn để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Theo dõi tình trạng trang thiết bị: Duty Manager cần chú ý đến các thiết bị trong khách sạn, đảm bảo tất cả đều hoạt động ổn định và an toàn.
Giáo dục nhân viên về quy định và chính sách: Họ cần đảm bảo nhân viên tuân thủ các quy định của khách sạn và có thái độ phục vụ chuyên nghiệp.
Giám sát vệ sinh và an toàn: Duty Manager có trách nhiệm đảm bảo rằng môi trường làm việc luôn sạch sẽ và an toàn cho khách hàng.
Giải quyết phản hồi từ khách hàng: Họ cần lắng nghe ý kiến từ khách hàng, tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục ngay lập tức.
Báo cáo kết quả công việc sau ca làm việc: Duty Manager sẽ báo cáo những hoạt động đã thực hiện trong ca làm việc của mình cho cấp trên để điều chỉnh và cải thiện chất lượng phục vụ.
Công việc của Duty Manager trong khách sạn
Những yêu cầu cần thiết để trở thành Duty Manager
Để đáp ứng các yêu cầu công việc, một Duty Manager cần sở hữu nhiều yếu tố quan trọng như sau:
Kỹ năng làm việc dưới áp lực cao: Duty Manager thường phải đối mặt với nhiều tình huống khẩn cấp, yêu cầu khả năng xử lý vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
Kỹ năng chuyên môn giỏi: Họ cần có kiến thức sâu rộng về quy trình hoạt động của khách sạn cũng như các dịch vụ cung cấp.
Khả năng quan sát và nhận diện vấn đề: Duty Manager cần phải nhạy bén trong việc phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Khả năng phối hợp giữa các bộ phận: Họ cần phải xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và hiệu quả với các bộ phận khác nhau trong khách sạn.
Am hiểu quy định và chính sách: Duty Manager cần nắm rõ các quy định của khách sạn để áp dụng hiệu quả trong công việc.
Tính trung thực, cầu tiến và đam mê với nghề: Tố chất này sẽ giúp Duty Manager phát huy tối đa khả năng của mình và cống hiến cho sự thành công của khách sạn.
Kỹ năng ngoại ngữ: Ít nhất phải thành thạo tiếng Anh để giao tiếp với khách hàng nước ngoài và đồng nghiệp quốc tế.
Yếu tố để trở thành Duty Manager
Vai trò của Duty Manager là vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động của khách sạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có thêm những hiểu biết về Duty Manager, công việc và những yêu cầu cần thiết để trở thành một Duty Manager xuất sắc trong ngành khách sạn. Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về những kiến thức bổ ích khác, hãy truy cập ngay vào matechworks.vn.
