Trong bối cảnh hiện đại, việc đánh giá hiệu quả công việc là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cá nhân và tổ chức nâng cao hiệu suất làm việc. Trong đó, KPI (Key Performance Indicator – Chỉ số hiệu suất chính) đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ KPI là gì và cách áp dụng chúng để đạt được thành công trong công việc. Nếu bạn đang tìm kiếm những kiến thức bổ ích về KPI, bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất về vấn đề này.
KPI là công cụ đánh giá nhân sự
KPI là gì? Chỉ tiêu KPI là gì?
KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator (chỉ số hiệu suất chính), được sử dụng để đo lường hiệu quả thành công của một công việc, dự án hoặc hoạt động của tổ chức, cá nhân hay bộ phận. KPI đã được áp dụng ở Mỹ từ những năm 1980, tuy nhiên đến năm 1992 thì việc đánh giá KPI nhân viên mới được các nhà quản lý doanh nghiệp áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới.
Khi sử dụng hệ thống đánh giá KPI, nhà quản lý đánh giá hiệu quả công việc ở từng vị trí cụ thể, rõ ràng và công bằng, đồng thời đảm bảo nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm của mình và đóng góp cho hoạt động chung. Tùy thuộc vào công việc, vị trí, chức danh mà chỉ số KPI của mỗi người, mỗi bộ phận trong cùng một đơn vị có thể khác nhau. Chẳng hạn, trong một nhà hàng, KPI của nhân viên Lễ tân sẽ khác với KPI của nhân viên Housekeeping, Phục vụ…
Quy chế trả lương, thưởng theo KPI
Lương KPI là gì?
Hiện nay, lương được trả theo KPI đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm thúc đẩy sự phát triển và nâng cao động lực làm việc của mỗi nhân viên. Theo đó, dựa trên mức độ hoàn thành, vượt chỉ tiêu hay cần cố gắng so với KPI đã đặt ra sau khi kết thúc tháng/ nhiệm vụ, doanh nghiệp sẽ tiến hành tính toán để trả lương. Hiểu một cách nôm na, khi tính lương theo chỉ tiêu KPI, bạn làm nhiều và có kết quả tốt sẽ nhận lương cao, ngược lại nếu chỉ tiêu không đạt thì lương nhận sẽ ít đi tương ứng.
Thưởng KPI là gì?
Cũng tương tự như lương KPI, doanh nghiệp sẽ đánh giá nhân viên qua số phần trăm hoàn thành, vượt chỉ tiêu hoặc chưa đạt so với cam kết KPI để quyết định mức thưởng cho mỗi người. Thông thường vào cuối tháng, cuối năm, các doanh nghiệp chọn ra nhân viên xuất sắc cũng dựa trên sự so sánh giữa các KPI của nhân viên với nhau.
Đặc trưng của KPI
- Hệ thống KPI cần đảm bảo được các tiêu chí SMART gồm: S (Specific – Cụ thể): Làm rõ ràng, M (Measurable – Đo lường): Có thể đo lường được, A (Achievable – Có thể đạt được): Thực tế, R (Realistic – Thực tế): Thực tế, T (Timebound – Có thời hạn cụ thể): Có thời hạn cụ thể.
- Diễn ra thường xuyên theo một chu kỳ nhất định, thực hiện đo lường có tần suất, ví dụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
- Luôn gắn liền với một cá nhân hoặc bộ phận cụ thể và gắn liền với chiến lược, mục tiêu của doanh nghiệp.
KPI gắn liền với cá nhân, doanh nghiệp
Cách xây dựng KPI
Bước 1: Lựa chọn người xây dựng KPI
Người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận vì họ có sự am hiểu và tổng quan nhất về nghiệp vụ cũng như yêu cầu của từng vị trí trong bộ phận. Trong trường hợp phòng ban hay bộ phận đó quá lớn, việc xây dựng KPI cho nhân viên sẽ do các quản lý cấp thấp hơn đảm nhận.
Bước 2: Xây dựng câu hỏi hiệu suất trọng điểm cho từng mục tiêu
Mục đích xây dựng Key Performance Question (KPQ) là để thu thập danh sách các chỉ số đo lường một cách súc tích nhất. KPQ cần đảm bảo tính chính xác, liên quan đến mục tiêu kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp.
Bước 3: Xác định phạm vi kết quả chính của các bộ phận
Do mỗi bộ phận trong doanh nghiệp có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nên khi xây dựng KPI cần đảm bảo rằng, kết quả đạt được gắn liền với chức năng và nhiệm vụ của bộ phận đó.
Bước 4: Xác định trách nhiệm, nhiệm vụ chính của từng vị trí chức danh thực hiện trên bảng mô tả công việc.
Bước 5: Xác định các chỉ số đánh giá, đo lường hiệu suất
- Đối với chỉ số KPIs của bộ phận: Xây dựng các chỉ số chung, đặc trưng cho cả bộ phận để từ đó xây dựng chỉ số KPIs cho từng vị trí chức danh.
- Đối với chỉ số đánh giá của từng vị trí chức danh: Cần xây dựng dựa trên trách nhiệm chính của từng vị trí và các chỉ số của bộ phận.
Bước 6: Đưa ra mức độ điểm để các kết quả đạt được
Thường thì điểm số sẽ được chia thành 2 – 5 mức độ tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.
Bước 7: Xác định liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng, mỗi mức độ hoàn thành sẽ có một mức đãi ngộ cụ thể.
Lưu ý khi thực hiện đánh giá KPI
- Chuẩn bị, soạn thảo mẫu đánh giá KPI nhân sự phù hợp với mục tiêu công việc của nhân viên. Khi tiến hành đánh giá, cấp quản lý cần thực hiện chi tiết, kỹ càng như một cách công tâm nhất đối với hiệu suất của nhân viên.
- Kết nối quản lý và nhân viên trong quá trình đánh giá KPI để hai bên thường xuyên trao đổi, cập nhật những thông tin phản hồi về hiệu suất công việc, thành tích khen thưởng cũng như văn hóa doanh nghiệp.
- Đánh giá KPI cần được diễn ra thường xuyên, thu thập đầy đủ thông tin về mục tiêu, công việc của từng phòng ban, vị trí để đánh giá một cách chính xác.
KPI cần gắn liền với mục tiêu
Trên đây là những thông tin cơ bản giúp bạn hiểu hơn KPI là gì để ứng dụng thực tế phù hợp, nhằm nâng cao hiệu quả công việc của cá nhân và bộ phận. Nhìn chung, việc xây dựng KPI cần được tiến hành cẩn thận dựa trên sự xem xét, phân tích kỹ lưỡng, đảm bảo KPI đưa ra phù hợp với tình hình, mục tiêu, chiến lược của từng bộ phận. Trong thời đại số hiện nay, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng một số phần mềm đánh giá KPI miễn phí để thực hiện hoạt động này.
